Weekly News

Det rigtige fakturaflowsystem

Mange ting skal overvejes, når det rigtige system skal vælges – vi bringer en guide til nogle af de vigtigste fokuspunkter.

Det helt rigtige fakturaflowsystem er en af grundstammerne i en sund og solid administration. Men antallet af udbydere er stort – og de enkelte virksomheders behov på området er vidt forskelligt. Vi bringer her en række råd, der kan bringe dig på rette vej i junglen.

Først og fremmest er det vigtigt, at leverandøren har en stærk forretningsforståelse. Leverandøren skal have erfaring med et bredt udvalg af virksomheder – og have øje for både de udfordringer, du selv kender, og dem du ikke har fået øje på endnu.

Den rigtige leverandør hjælper dig med at gennemgå og optimere dine godkendelsesprocesser. Rådgivningen sikrer, at alle processer bliver så strømlinede, som det overhovedet er muligt – og at dit nye fakturaflowsystem bliver tilpasset virkeligheden frem for vanerne, når det handler om, hvem der må godkende hvad. De oplysninger kan indbygges i fakturaflow­systemet, der selv vil melde ud, hvis der skal en overordnets godkendelse på et bilag.

Mennesker er enhver virksomheds vigtigste ressource. Derfor er det vigtigt, at du finder en leverandør, der kan rådgive virksomheden om de forandringer, der sker med indførelsen af det ny system. Så slipper du både for utilfredse medarbejdere og for at have et flot system, der ikke bliver brugt.

Det kan man også sikre sig ved at have et brugervenligt system. Det skal kunne bruges af alle typer medarbejdere. Brugervenlighed er også overblik. Dit nye system skal sikre, at du hele tiden kan følge dine fakturaer, fra de ankommer og til de indgår i din virksomheds historik, hvor du let skal kunne søge dem frem igen. Desuden er det vigtigt, at systemet har automatisk modtagelse og højkvalitetsaflæsning af alle formater, uanset om de modtages som papir, PDF, OIO eller PEPPOL, så du og dine medarbejdere ikke behøver at udføre manuel indtastning.

Integration med dine nuværende systemer er selvfølgelig altafgørende. Men hvad hvis du senere vælger at skifte nogle af dine systemer ud? Det er vigtigt, at du fremtidssikrer dig ved at anskaffe dig et fakturaflowsystem, der kan integreres med alle gængse økonomisystemer og kan skaleres op og ned alt efter din virksomheds behov.

Økonomien er vigtig – derfor skal du sikre dig en samlet pris på både standardsystemet og de analyser, tilpasninger, kurser og andet, der skal ind over. Så slipper du for ubehagelige ekstraregninger. Du skal også huske at tjekke, om løbende support og opdateringer koster ekstra.

Træk på dit netværk når du skal vælge nyt system. Spørg kolleger og branchebekendte om, hvad de har gjort, hvad der har virket, og hvad der kunne have været bedre. Det kan være det sidste, afgørende skridt, når du skal lande det helt rigtige fakturaflowsystem til din virksomhed.

Del

Journalist

Tim Panduro

Andre artikler