European Media Partner

Bedre offentlig IT


Superbrugere og IT-specialister holder VUC-skolerne på forkant med udviklingen i en kompleks sektor.

Systemet har fået en helt anden brugervenlighed.

På voksenuddannelsesområdet er landets 30 VUC-skoler gået sammen om at købe et fælles studieadministrativt system, som er drevet af IT-leverandøren CSC.

De er gået ind i et tæt og løbende udviklingssamarbejde med VUC’erne. Kun på den måde er det muligt at håndtere datakompleksiteten og de konstant skiftende myndighedskrav, der rettes mod sektoren.

Voksenuddannelserne herhjemme har nemlig en lidt særlig position i forhold til de øvrige uddannelsesinstitutioner. Der er en større mangfoldighed i kursisterne, som kommer med både vidt forskellige forudsætninger og formål. Paletten spænder fra mennesker, der har svært ved at skrive og læse til dem, der skal have supplerende fag, inden de søger ind på universitetet.

– Det er et bredt felt, og når eleverne både læser enkeltfag og hele fagpakker, når de har varierende timeantal og går til eksamen på vidt forskellige tidspunkter, giver det en stor datakompleksitet. Det fortæller Hella Helvig Jensen, der er sekretariatschef i administrationsfællesskabet.

Et gymnasium kender de fleste formen på. Eleverne bliver indskrevet én gang og udskrevet tre år efter. På VUC indskriver vi kursister nærmest dagligt. Nogle fag varer 14 dage, andre tre måneder, seks måneder og to år, siger hun.

– Der er ca. 10.000 personnumre på KVUC, der går igennem årligt, og de 10.000 personer går måske på to-tre fag, og hvert enkelt fag tæller noget forskelligt. Det ligger man og regner på en gang i kvartalet. Der er forskellige regneprincipper for de forskellige uddannelsesretninger, og det skal systemet også kunne håndtere, så vi kan kigge på det, kontrollere det og indberette det til ministeriet. Og det er det, vi får vores taxameterpenge ud fra.

I forbindelse med Kommunalreformen skiftede VUC-sektoren driftsherre fra amterne til staten, og med ny lovgivning kom også nye krav til administrationssystemet.

Det var det, der fik VUC-skolerne til at gå sammen om at forhandle en kontrakt hjem for hele sektoren. Frem for at hver enkelt skole skulle formulere sine egne specifikationskrav og forhandle særskilt, indgik de i 2012 i et administrativt fællesskab.

På grund af kontraktsummens størrelse måtte skolerne sende opgaven i EU-udbud. Det udbud vandt CSC. Virksomheden drev også det tidligere system, og de indledte et tæt samarbejde med skolerne om designet af et skræddersyet og brugervenligt system.

– Da jeg kom til i 2007, havde vi et system, som nærmest krævede systemekspertise, men fra 2012 og frem har CSC fokuseret på at udvikle den webbaserede løsning, som vi har i dag. Systemet har fået en helt anden brugervenlighed, siger Hella Helvig Jensen og fortsætter:

– CSC har programmørerne og IT-arkitekterne, og det er os, der kommer med kravspecifikationen. Vi siger, at systemet skal kunne det og det, tage højde for det, have denne brugervenlighed og passe til denne arbejdsform.

CSC har brugerreleases hver tredje måned, og løbende er de i dialog med VUC vedrørende fejl og eventuelle uhensigtsmæssige features. Den konstante udveksling gør, at de løsninger, der måske ser godt ud i back-end, men ikke fungerer optimalt i front-end, bliver opdaget og justeret.

CSC retter til løbende, så det passer til arbejdsgangen på institutionerne. Man kan have en idé om, at noget skal gøres på en bestemt måde, men hvis det viser sig, at der er ingen, der tænker sådan, så skal det rettes til.

Internt i VUC-sektoren arbejder de med et korps af superbrugere for at sikre, at alle institutioner er repræsenteret. I Helle Helvig Jensens sekretariat sidder der to servicemedarbejdere og en udviklingskonsulent. Det er deres opgave at indsamle erfaringer og videregive forslag fra de øvrige skoler.

– Det, vi gør nu er, at vi inviterer superbrugere fra VUC’er i hele landet og spørger dem: Hvad fungerer ikke hensigtsmæssigt, hvordan skal procedurerne være, hvordan gør vi det mest smidigt? Vores udviklingskonsulent får beskrevet disse krav, så CSC kan programmere ud fra det, siger hun og fortsætter:

– Vi mødes med superbrugerne efter behov og efter opgavetype. Hvis vi skal udvikle noget helt nyt, skal vi have god tid. Ellers har vi en superbrugerkonference én gang årligt samt løbende Erfa-dage. Måske bliver der ikke programmeret noget nyt fra dag til dag, men vi er i konstant dialog med dem.

Det er Københavns VUC, der er værtsinstitution for administrationsfællesskabet. Sekretariatet fungerer fortsat som serviceorgan for de øvrige VUC’er, men i dag tegner de enkelte institutioner deres egne kontrakter med CSC.

Den anvendte løsning hedder LUDUS Suite. Det er CSC’s samlede løsning til planlægning og administration af forskelliges skoletyper. CSC beskriver det som en sammenhængende, velstruktureret og gennemprøvet IT-løsning, som består af et såkaldt administrativt kernesystem, der er integrerbart med almindelige windows-programmer.

LUDUS Suite omfatter desuden LUDUS Web, som giver alle brugere adgang til relevant data via internettet. Det er en selvbetjeningsløsning, som retter sig til både lærere, kursister og elever.

CSC har mere end 20 års erfaring med udvikling af studiesystemer, og virksomheden udvikler løbende programmet, så når nye brugerønsker og myndighedskrav opstår, bliver de implementeret i systemet. 

Fakta

CSC har udviklet det studieadministrative system LUDUS Suite til planlægning og administration af alle forhold omkring undervisning og kommunikation på mange forskellige skoletyper: skemaer, opgaver, eksamener, undervisningsbeskrivelser, aflønning og meget andet. Systemet anvendes bl.a. på STX, STK, HHX og HF.

Del

Journalist

Kasper Boye

Andre artikler